PORQUÊ FATURA ELETRÓNICA? QUAIS AS PRINCIPAIS VANTAGENS?

Processos de faturação mais rápidos, com menos custos e maior eficiência são algumas das razões pelas quais a Fatura Eletrónica é uma solução lógica para qualquer negócio.

É OBRIGATÓRIO ADOTAR?

Apesar de estar vigor desde 2014 em toda a União Europeia, em termos práticos, em Portugal segundo o Decreto-Lei nº123, de 28 de dezembro, e de forma a garantir a correta gestão da mudança, o Governo Português estabeleceu uma adoção gradual da faturação eletrónica em todas as relações contratuais com a Administração Pública.

A EMISSÃO DE FATURA ELETRÓNICA JÁ É OBRIGATÓRIA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA!

Desde 18 de Abril de 2019 que todas as organizações , fornecedores e entidades da Administração Pública têm obrigatoriamente de emitir, transmitir e receber faturas num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico, em conformidade com a Directiva Europeia 2014/55/EU.

Até 18 de abril de 2019

  • Foi feita a adoção por Organismos da administração direta do Estado e institutos públicos;

Até 18 de abril de 2020

  • Restantes organismos públicos

 

E ATÉ 2020 SERÁ TAMBÉM ADOTADA PELO SETOR PRIVADO?

Por todas as entidades, organizações e fornecedores do privado com relações contratuais com a Administração Pública.

Até 17 de abril de 2020

  • Grandes empresas

Até 31 de dezembro de 2020

  • Micro, pequenas e médias empresas

 

O QUE É A FATURA ELETRÓNICA? COMO FUNCIONA?

A faturação eletrónica é definida por um modelo de fatura standard europeu, o que implica que os dados sejam colocados com uma estrutura correta. Em termos da legislação europeia, não chega enviar por e-mail uma fatura em PDF ao cliente, uma vez que desse modo não é uma fatura eletrónica aprovada legalmente. Deve existir uma plataforma que gera a troca entre o vendedor e o comprador, e dessa forma a fatura é enviada e importada diretamente no sistema. Poderá existir uma apresentação da fatura em imagem ou pdf da fatura, onde o objetivo é ser reconhecida visualmente pela o utilizador, mas será apenas encarada como um adicional ao processo dos dados de faturação. Não há nada de complexo nesta mudança, pois uma fatura eletrónica é muito semelhante à tradicional fatura em papel, mas neste caso todas as etapas do processo são digitais: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas acontece eletronicamente, devendo ser acreditada a autenticidade e a integridade do processo e do conteúdo do princípio ao fim através de uma assinatura eletrónica.

Para assegurar que a faturação eletrónica está de acordo com a legislação em vigor, deve a partir de 31 de dezembro de 2020 adquirir um certificado digital qualificado (selo eletrónico), para acreditar a entidade emissora da fatura e a integridade do seu conteúdo. Até essa data ainda pode utilizar uma assinatura eletrónica avançada (certificado de fatura eletrónica). Sendo que de forma resumida os requisitos principais para que esteja em cumprimento com o Art. 12º do Decreto-Lei n.º 28/2019 são:

- Que as faturas mediante aceitação pelo destinatário, podem ser emitidos por via eletrónica.

- Para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica deve adotar um dos seguintes procedimentos:

  • Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada
  • Aposição de um selo eletrónico qualificado
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados

 

Deve utilizar certificados emitidos por uma entidade certificadora, como a Multicert, credenciada pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS) e garantir que essa entidade emissora do seu certificado digital se encontra na respetiva Trusted List publicada pela Comissão Europeia.

A Multicert pode implementar a transformação digital no seu negócio através da faturação eletrónica, desde a plataforma de gestão até aos certificados para fatura eletrónica. Temos a solução mais simples que se destina às empresas que já possuem a plataforma e que necessitam apenas de certificados para assinatura das faturas ou a Plataforma de Faturação eletrónica que permite a realização e processamento seguro de transações eletrónicas entre empresas, na qual a Multicert atua como terceira entidade de confiança no processo. Continua com dúvidas sobre este tema? Nós queremos ajudá-lo! Contacte-nos.