¿POR QUÉ LA FACTURA ELECTRÓNICA? ¿CUÁLES SON SUS PRINCIPALES VENTAJAS?

Procesos de facturación más rápidos, con menos costes y mayor eficacia son algunas de las razones por las que la Factura Electrónica es una solución lógica para cualquier negocio.

¿ES OBLIGATORIO ADOPTARLA?

A pesar de estar vigente desde 2014 en toda la Unión Europea, en términos prácticos, en Portugal según el Decreto-Lei nº 123, del 28 de diciembre, y para garantizar la correcta gestión del cambio, el Gobierno Portugués estableció una adopción gradual de la facturación electrónica en todas las relaciones contractuales con la Administración Pública.

LA EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA YA ES OBLIGATORIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Desde el 18 de abril de 2019, todas las organizaciones, proveedores y entidades de la Administración Pública tienen la obligación de emitir, transmitir y recibir facturas en un formato electrónico estructurado que permite su procesamiento automático y electrónico, en conformidad con la Directiva Europea 2014/55/EU.

Hasta el 18 de abril de 2019

  • La adopción fue hecha por organismos de la administración directa del estado así como institutos públicos

Hasta el 18 de abril de 2020

  • Los demás organismos públicos
¿Y HASTA 2020 SERÁ TAMBIÉN ADOPTADA POR EL SECTOR PRIVADO?

Por todas las entidades, organizaciones y proveedores del privado con relaciones contractuales con la Administración Pública. 

Hasta el 17 de abril de 2020

  • Grandes empresas.

Hasta el 31 de diciembre de 2020

  • Micro, pequeñas y medianas empresas
¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA? ¿CÓMO FUNCIONA?

La facturación electrónica está definida por un modelo de factura estándar europeo, lo que implica que los datos se introduzcan con una estructura correcta. En términos de la legislación europea, no basta con enviar por e-mail una factura en PDF al cliente, ya que de esta forma no es una factura electrónica aprobada legalmente. Debe existir una plataforma que genera el intercambio entre el vendedor y el comprador, y de esta forma la factura se envía y se importa directamente en el sistema. Podrá existir una presentación de la factura en imagen o PDF de la factura, cuyo objetivo es ser reconocida visualmente por el usuario, pero solo se entenderá como algo adicional al proceso de los datos de facturación. Este cambio no tiene ninguna complejidad, ya que una factura electrónica es muy similar a la tradicional factura en papel, pero en este caso todas las etapas del proceso son digitales: la emisión, envío, recepción y archivo de las facturas se produce electrónicamente, debiendo ser acreditada la autenticidad y la integridad del proceso y del contenido de principio a fin a través de una firma electrónica.

Para asegurar que la facturación electrónica está en conformidad con la legislación vigente, a partir del 31 de diciembre de 2020 debe adquirir un certificado digital cualificado (sello electrónico), para acreditar la entidad emisora de la factura y la integridad de su contenido. Hasta esa fecha aún puede utilizar una firma electrónica avanzada (certificado de factura electrónica). De forma resumida, los principales requisitos para que esté en conformidad con el Art. 12º del Decreto-Lei n.º 28/2019, son: - Que las facturas mediante aceptación por el destinatario pueden ser emitidas por vía electrónica.

- Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de los documentos emitidos por vía electrónica debe adoptar uno de los siguientes procedimientos:

  • Imposición de una firma electrónica cualificada.
  • Imposición de un sello electrónico cualificado.
  • Uso de un sistema de intercambio electrónico de datos.

Debe usar certificados emitidos por una entidad certificadora, como Multicert, autorizada por el Gabinete Nacional de Seguridad (GNS) [de Portugal] y garantizar que dicha entidad emisora de su certificado digital se encuentra en la respectiva Trusted List publicada por la Comisión Europea.

Multicert puede implementar la transformación digital en su negocio a través de la facturación electrónica, desde la plataforma de gestión hasta los certificados para factura electrónica. Tenemos la solución más sencilla destinada a las empresas que ya tienen la plataforma y que solo necesitan certificados para firma de las facturas o la Plataforma de Facturación electrónica que permite la realización y procesamiento seguro de transacciones electrónicas entre empresas, en la que Multicert actúa como tercera entidad de confianza en el proceso.

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