A Infosistema realizou uma aliança com a MULTICERT no sentido de unir forças no desenvolvimento integrado das soluções suportadas por ambas as empresas. Neste âmbito, realizou-se uma integração entre o Infosistema iFlow e o Alfresco.

O Infosistema iFlow é uma plataforma de workflow, com uma interface gráfica para desenho dos fluxos e que gera automaticamente os ecrãs de utilizador. O Alfresco é uma solução líder de gestão documental open source, que é suportada em Portugal pela MULTICERT.

Com a integração, o Infosistema iFlow pode agora transaccionar os documentos existentes no Alfresco, gerir o seu fluxo e armazená-los novamente no Alfresco. Nesta solução integrada estão disponíveis todas as capacidades de assinatura digital e encriptação de documentos, suportando já o Cartão do Cidadão. Esta oferta destina-se a um mercado abrangente incluindo grandes e médias empresas e Administração Pública.

Os clientes passam a ter acesso a uma solução de gestão documental a um custo menor, se optarem por uma camada assente em Linux, Java e MySql, sendo que poderão optar por sistemas Windows e Oracle. Ao interligar as duas plataformas, passou a ser possível ter uma plataforma de gestão documental robusta e escalável com um suporte de workflow. Porque ambas as plataformas podem correr sobre sistemas Linux ou Windows e com vários motores de bases de dados, os clientes dispõem de um leque variado de opções.

Gonçalo Caieiro, CEO da Infosistema, diz ao Semana que a integração entre o Alfresco e o Infosistema iFlow demorou cerca de quatro meses. «O Infosistema iFlow tem a capacidade de integrar processos via Web Services, o que facilitou todo o processo de integração». Sofia Neto, Gestora de Informação da MULTICERT, refere por sua vez, que «o Alfresco disponibiliza um conjunto de opções que permitem uma interligação rápida e eficaz com outras plataformas». De acordo com esta responsável, o seu envolvimento no grupo técnico para definição da especificação Content Management Interoperability Services (CMIS), bem como a utilização de formatos abertos em conjunto com a disponibilização de Web Services permitem que a integração entre o Alfresco e o iFlow possa decorrer num período de tempo inferior ao expectável.

Em relação às dificuldades, o CEO da Infosistema refere que a principal foi «criar a estrutura no iFlow para gerir documentos externos que podem entrar e sair dos fluxos». Esta situação obrigou a uma adaptação estrutural que já está realizada. «Este processo permite agora integrar o Infosistema iFlow com qualquer outro sistema de gestão documental externo», garante Gonçalo Caeiro.

A abordagem comercial que está a ser dada ao produto resultante da conjugação de esforços das duas empresas passa por projectar «uma solução capaz de gerir informação em todo o seu ciclo de vida e, portanto, necessitamos de a capturar no momento em que ela é criada, isto é, nos processos de negócio», explica a interlocutora da MULTICERT. As duas empresas estão a promover esta solução, pelo que estão a ser realizadas provas de conceito em vários clientes de Alfresco e iFlow, de forma a demonstrar as mais-valias desta integração. A responsável da MULTICERT refere ainda que o objectivo é «oferecer uma solução integrada onde os colaboradores das instituições públicas possam continuar a gerir os seus processos de negócio e, simultaneamente, possam pesquisar os documentos que são inputs desses processos e armazenar os documentos que são output».

Esta integração permite que num só local o utilizador execute as suas tarefas e consiga gerir os documentos delas decorrentes. Os dois responsáveis estão conscientes da existência de ferramentas de workflow que se afirmam simultaneamente como ferramentas de gestão documental. Mas lançam a questão: serão elas capazes de gerir todo o ciclo de vida dos documentos, desde a sua criação – controlando por exemplo as suas diferentes versões – até ao seu arquivo, pressupondo por exemplo, planos de retenção?

Sofia Neto destaca que a solução Alfresco + iFlow «não é apenas uma solução de gestão documental». Defende que é uma solução de gestão de informação, não importando o seu formato. A solução Alfresco + Iflow irá permitir gerir integradamente documentos, imagens, vídeos ou websites. A solução Alfresco + iFlow é potenciadora de uma enterprise 2.0, onde a colaboração entre equipas é factor crítico de sucesso. «Queremos oferecer às instituições públicas uma ferramenta que potencie a Gestão de Informação integrada e a criação de uma Administração Pública 2.0, onde a informação flui sem entraves e onde a desmaterialização de processos é feita de forma fidedigna e segura», salienta Sofia Neto, destacando que as mais-valias desta solução assenta no facto de permitir às instituições públicas beneficiar de «uma solução atenta e adaptada às suas necessidades, capaz de resolver os seus problemas de gestão de informação e desmaterialização dos seus processos de forma fidedigna».

Esse processo vai ser possível porque, no entender de Gonçalo Caeiro e Sofia Neto, «a conjugação das melhores características e funcionalidades de Alfresco com o melhor de iFlow vai permitir que as organizações beneficiem de uma gestão de documentos mais eficaz, que permita a captura e gestão de documentos em paralelo com o controlo dos processos». A estes factos há ainda que acrescentar que esta é uma solução que está integrada com certificados digitais qualificados, o que irá permitir a desmaterialização de processos, garantindo o valor probatório pleno de acções e documentos.

«Através da utilização de certificados digitais qualificados, poderá ser assegurada a autenticação de acesso e a assinatura de documentos electrónicos de acordo com o estipulado pelo artº. 3º do DL 62/2003», diz Sofia Neto, garantindo que, desta forma, «as instituições públicas poderão avançar com confiança para a gestão de processos e documentos em ambiente completamente digital e beneficiar de uma redução de custos e de uma maior eficiência nos processos de negócio».

Fonte: Semana Informática